Obsługa faktury zakupowej

Obsługa faktury zakupowej

Automatyczne przetwarzanie faktur jest jednym z bardziej powszechnych obszarów zastosowań dla technologii robotyzacji procesów biznesowych. Cykl obsługi faktury zakupowej obejmuje wszystkie etapy jej przetwarzania, od skanowania faktur, poprzez rozpoznawanie tekstów i ekstrakcję istotnych danych, automatyczne uzupełnianie pól formularza, weryfikację i akceptację faktury, po automatyczne operacje księgowania.

Dzięki zaawansowanej platformie do pozyskiwania, przetwarzania, zatwierdzania i dostarczania właściwych danych na potrzeby procesu obsługi faktury kosztowej, wdrożenie automatyzacji obsługi faktur w przedsiębiorstwie jest szybkie i efektywne.
 

Dla kogo?

Dla wszystkich firm i organizacji, dla których uzasadniona jest digitalizacja obsługi faktur, takich jak biura księgowe, przedsiębiorstwa świadczące usługi rozliczeniowe i inne.
 

Masowe skanowanie faktur
System umożliwia wykorzystanie kodów kreskowych do identyfikacji dokumentów i do zautomatyzowania skanowania.

Faktury, które wpływają w formie papierowej opatrywane są wygenerowanymi w systemie kodami kreskowymi, a następnie są masowo skanowane. System rozpoznaje kody i dołącza zeskanowane pliki do odpowiednich dokumentów.
 

Obsługa faktur elektronicznych
Elektroniczne faktury wpływające np. drogą mailową podlegają takiej samej procedurze rozpoznawania i przechwytywania danych jak faktura zeskanowana.

W przypadku integracji z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF), system pomija etap rozpoznawania tekstu, formularz jest automatycznie wypełniany danymi e-faktury otrzymanej z PEF.
 

Rozpoznawanie tekstu i automatyczne uzupełnianie pól formularza

Dynamiczne przechwytywanie danych bazuje na generycznym modelu rozpoznawania faktur, przewidującym alternatywne układy danych. Poszczególne wartości są przenoszone do odpowiadających im pól elektronicznego formularza.
 

W pełni procesowa obsługa faktury

Rejestracja faktury inicjuje proces obsługi faktury, w trakcie którego generowane są zadania dla użytkowników weryfikujących i akceptujących wg określonych ról.

Inteligentne usługi przetwarzania faktur są koordynowane przez proces workflow obejmujący takie oparte na regułach automatyczne czynności jak kategoryzacja, weryfikacja aktualnego stanu realizacji budżetów i ich aktualizacja, manualna lub automatyczna obsługa rozbieżności czy automatyczna generacja zapisów księgowych.

Dalsza optymalizacja obsługi faktur polega na zastosowaniu:

• automatycznego wyboru ścieżki obsługi w zależności od rodzaju i wartości faktury,
• dynamicznego przydziału wykonawców zadań w oparciu o reguły zdefiniowane w ontologii systemu.
• W ramach procesu zapewniona jest możliwość interakcji ad hoc, np. przekazanie faktury do zaopiniowania, wskazanie pracownika do dodatkowej kontroli merytorycznej.

Mechanizmy wspierające obsługę faktur

• Weryfikacja duplikatów
• Obsługa faktur wielu organizacji
• Odnotowywanie historii decyzji i uwag bezpośrednio w formularzu faktury
• Dołączanie dodatkowych plików do faktury, np. protokołów, uzgodnień itp.
• Możliwość wiązania faktur z innymi dokumentami w systemie, takimi jak umowy, zlecenia itp.

Integracja z systemem finansowo-księgowym

• Synchronizacja podmiotów – nabywców i sprzedawców
• Weryfikacja przekroczenia planów finansowych
• Przekazywanie danych do księgowania

Raportowanie

Funkcje raportowania pozwalają na generowanie dowolnych raportów w oparciu o strukturę relacyjnej bazy danych, w której są odwzorowane dane faktur wprowadzane przez formularze elektroniczne. Możliwe jest generowanie zestawień faktur, danych zbiorczych i statystyk w różnych przekrojach.

Statystyki wykonywania zadań w procesie obsługi faktury zakupowej umożliwiają rozpoznawanie wąskich gardeł i łatwe dostosowanie konfiguracji procesu w celu optymalizacji przepływu.