Planowanie i monitorowanie budżetów projektów

Podejście projektowe w działalności organizacji pożytku publicznego oraz przedsiębiorstw zorientowanych na projekty pozwala na bardziej elastyczne wykorzystanie dostępnych zasobów oraz większą kontrolę nad osiągnięciem zamierzonych rezultatów. Takie podejście jest szczególnie istotne w przypadku takich przedsięwzięć, jak na przykład projekty w zakresie zaawansowanych technologii, projekty naukowe czy projekty społeczne, które charakteryzują się dużym udziałem zewnętrznego finansowania.

Przykładami mogą być przedsięwzięcia prowadzone przez instytucje pozarządowe, zazwyczaj działające jako fundacje, oraz organizacje naukowe lub innowacyjne. Większość tego typu projektów korzysta z finansowania pochodzącego z programów rządowych lub programów badawczych Komisji Europejskiej, a w przypadku wielu fundacji – w oparciu o finansowanie istotnych celów społecznych przez przedsiębiorstwa prowadzące działalność produkcyjną lub usługową.

W każdym z powyższych przypadków podmioty finansujące oczekują, poza oczywiście osiąganiem celów prowadzonych działań, pełnej przejrzystości w zakresie wykorzystania przekazanych środków finansowych.
 

Dla kogo?

Organizacje wykorzystujące podejście projektowe w swojej podstawowej działalności, korzystające z dotacji prywatnych i publicznych.
 

Budowanie planu projektu

Dynamiczne formularze wspierają definiowanie hierarchicznej struktury zadaniowej projektu obejmującej dowolną liczbę podprojektów, podzielonych odpowiednio na zadania i działania.

Wynikiem procesu projektowania struktury zadaniowej projektu jest kompletny model projektu zapisany w ontologii systemu w oparciu o mapę pojęć zgodną ze standardem Topic Maps (norma ISO 13250).

Dla projektów wieloletnich budowany jest plan projektu dla każdego roku budżetowego poprzez wybór zadań realizowanych w danym roku.
 

Planowanie budżetu projektu na dany rok

Planowanie budżetu projektu odbywa się przy wsparciu procesu biznesowego zbudowanego w oparciu o narzędzia workflow zgodne ze standardami BPMN i XPDL. Proces ułatwia współpracę pomiędzy kierownikiem projektu, administratorem projektu odpowiedzialnym za formalne aspekty prowadzonej działalności, działem finansowym oraz członkami kierownictwa zatwierdzającymi budżet.

Elektroniczny formularz zawiera tabelę planowanych wydatków i tabelę planowanych wpływów. Dla każdego zadania i działania określane jest źródło finansowania i planowane wydatki w przekroju kwartalnym.

Zadania i działania projektowe uzupełniane są o działania i zadania standardowe, takie jak koszty osobowe, koszty biurowe, inne koszty zatrudnienia, koszty IT itp. Proponowany zestaw predefiniowanych zadań i działań standardowych ułatwia planowanie budżetu.

W osobnej tabeli, również w ujęciu kwartalnym, ujęte są planowane wpływy ze wskazaniem źródeł wpływów, bilans otwarcia i bilans zamknięcia.

Plan budżetu przechodzi przez planowane rewizje.
 

Rejestracja przepływów finansowych i obieg dokumentacji finansowej

Rejestrowane są wszystkie przepływy finansowe, tj. wpływy od podmiotów finansujących oraz koszty realizacji projektu: faktury kosztowe, delegacje służbowe, zaliczki.

Obieg dokumentacji finansowej projektów odbywa się zgodnie ze zdefiniowanymi procesami workflow:

  • Proces obiegu i akceptacji faktur kosztowych
  • Proces rozliczania delegacji
  • Proces rozliczania zaliczek

Zaplecze organizacyjne

  • Zarządzanie korespondencją i dokumentacją projektów
  • Model ról w organizacji i w odniesieniu do poszczególnych projektów
  • Nadzór nad terminowością realizacji zadań
  • Informowanie o przekroczeniu budżetu
  • Powiadomienia przekazywane w systemie, drogą e-mail i sms

Jak przechowujemy dane?

  • W obiektach repozytorium zgodnie ze zdefiniowanym modelem klas → w wersjonowanych plikach xml zawierających dane formularzy.
  • W relacyjnej bazie danych wraz z historią wykonania procesów.
  • W dynamicznie aktualizowanej bazie wiedzy umożliwiającej nawigację po powiązanych pojęciach dotyczących struktury, planu realizacji i rzeczywistej realizacji finansowej projektów.

Monitorowanie wykonania budżetu projektu

  • Mapa wiedzy projektów. Dane wprowadzane za pośrednictwem formularzy są dynamicznie odwzorowywane w mapie wiedzy projektów, gdzie dostęp do informacji o finansowym zaawansowaniu realizowanych projektów, śledzenie ponoszonych kosztów oraz uzyskiwanych wpłat od podmiotów finansujących odbywa się poprzez nawigację po sieci powiązań pomiędzy projektami, podmiotami finansującymi, zadaniami, działaniami.
  • Graficzny interfejs nawigatora mapy wiedzy produktu OfficeObjects® Ontology Manager pozwala na wyszukiwanie pojęć ontologii, zarówno po wartościach atrybutów, jak i pełnotekstowo, a następnie na nawigację po innych pojęciach z wykorzystaniem sieci powiązań.
  • Baza wiedzy: dostęp do informacji o finansowym zaawansowaniu realizowanych projektów, poprzez śledzenie ponoszonych kosztów oraz uzyskiwanych wpłat od podmiotów finansujących.
  • Funkcje rejestracji, dekretacji i rozliczania poszczególnych składników kosztów, takich jak faktury kosztowe, koszty delegacji krajowych i zagranicznych oraz zakupy finansowane w formie zaliczek
  • Raportowanie stanu zaawansowania i rozliczenie projektów

Funkcje raportowania pozwalają na generowanie dowolnych raportów w oparciu o strukturę relacyjnej bazy danych, w której są odwzorowane dane finansowe wprowadzane przez formularze elektroniczne. Istnieje również możliwość wykorzystania modułu OLAP (On-line Analytical Processing) do definiowania i przetwarzania dynamicznych widoków analitycznych.

Podstawowe raporty to: Cash flow dla projektu lub grupy projektów ze wskazaniem odchyleń od planu, raport skonsolidowany, raport obejmujący planowane koszty i zrealizowane wydatki w podziale na zadania i działania, raport wydatków dla podprojektu – faktury, delegacje, rozliczone zaliczki, zestawienie faktur i stanu ich obsługi, raport dla podmiotu finansującego. Repertuar może być dowolnie rozbudowywany dzięki zintegrowanemu mechanizmowi definiowania raportów.

  • Pulpit projektów (dashboard) stanowiący graficzną reprezentację stopnia zaawansowania prac z punktu widzenia planowanych wydatków w ramach kwartałów roku budżetowego.